E-mailből árajánlat: hol segíthet az AI a vállalkozásnak?

Az ügyfél két melléklettel küld e-mailt, és csak ennyit kér: „kérem az árat és a szállítási határidőt”. Az értékesítő megnyitja a rajzot, korábbi levelekben keresi a darabszámot, majd tisztázza, hogy a felületkezelést is be kell-e árazni. Már az ár kiszámítása előtt időt töltött az igények összeállításával. Ezt az előkészítést érdemes megpróbálni AI-val támogatni.

Előbb teljes ajánlatkérés, utána ár

A javasolt eredmény egy munkalap az értékesítőnek: mit kér az ügyfél, honnan származik az adat, és mit kell még tisztázni. A rendszer különítse el az ügyfél igényét a vállalat által ténylegesen megerősített vállalástól. A péntekig kért szállítás még nem jelent szabad gyártási kapacitást.

Kezdetben válasszanak egy visszatérő ajánlatkéréstípust, például tartóelemek gyártását rajz alapján. Határozzák meg, milyen adatok kellenek a kalkulációhoz. A folyamat felelőse azt is nevezze meg, mikor áll le az előkészítés, és mikor veszi át a feladatot egy ember.

Kitalált példa: 240 tartóelem és bizonytalan határidő

Az alábbi példa kitalált. Az e-mail 240 tartóelemet kér a mellékelt, C revíziójú rajz alapján, „péntekig” történő szállítással. A második melléklet egy régebbi ajánlat. Sem az anyag, sem a felületkezelés nincs egyértelműen meghatározva.

• Mennyiség: 240 darab, forrás: az aktuális e-mail.
• Gyártási dokumentum: a C revízióval jelölt mellékelt rajz; felhasználását a felelős munkatárs erősíti meg.
• Határidő: az ügyfél „péntekig” kéri; a pontos dátumot és a teljesíthetőséget meg kell erősíteni.
• Anyag és felület: az egyértelmű adatok hiányoznak; pontosító kérdést kell előkészíteni.
• Korábbi ajánlat: előzmény, nem automatikusan érvényes ár vagy specifikáció.

A munkalap segít az értékesítőnek eldönteni, mit kérdezzen meg. Nem keltheti kész árajánlat benyomását. Olvashatatlan mellékletnél jeleznie kell, hogy nem sikerült feldolgozni, ahelyett, hogy valószínűnek tűnő értékkel töltené ki a hiányt.

Mit ellenőrizzünk a mellékleteknél?

Minden mezőhöz határozzanak meg elfogadott forrást és ellenőrzési módot. A fájlnév nem bizonyítja az aktuális revíziót. Ha az e-mail és a rajz eltér, az eredmény mutassa mindkét adatot és az ellentmondást. A méreteknél maradjanak meg a mértékegységek és a tizedesjelek; a hiányzó értékből nem lehet nulla.

Kezdjenek olvasható e-mailekkel és ismert PDF-formátummal. A CAD-fájlok feldolgozása, a gyárthatóság műszaki értékelése és az automatikus számítások külön tervezést igényelnek. A dokumentumszöveg sikeres kiolvasása nem igazolja ezeket a képességeket.

A Microsoft októberi dokumentumfeldolgozási cikke a kinyert értékek eredeti dokumentumhoz kapcsolását javasolja. A megbízhatósági pontszám az ellenőrzést segítse, ne a helyesség garanciája legyen.

Az ár és a kiküldés kapjon külön ellenőrzési lépést

Az AI megfogalmazhat egy anyagra vonatkozó kérdést vagy összefoglalhatja az igényeket. Az árat viszont jóváhagyott kalkulációs eljárásnak vagy felelős embernek kell megadnia. Ellenőrizni kell a határidőt, az ajánlat érvényességét és az esetleges kivételeket is. Korábbi árat nem szabad ellenőrzés nélkül új munkára átvenni.

A jóváhagyás legyen látható rendszerállapot. A Microsoft Power Automate támogat olyan műveletet, amely megvárja a jóváhagyó válaszát. Így a jóváhagyás tényleges folyamatlépés lehet, nem csupán megjegyzés a promptban.

A javasolt próbaüzemben minden ügyfélüzenet maradjon piszkozat. A mellékletek tartalmát bemeneti adatként kezeljék: egy PDF-ben szereplő mondat nem jogosíthatja fel a rendszert ajánlatküldésre vagy más munkák adatainak megosztására. A hozzáférést korlátozzák az adott ajánlatkéréshez szükséges munkatársakra és dokumentumokra.

A tényleges értékesítési munkát mérjék

Állítsanak össze mintát szokásos és problémás ajánlatkérésekből: hiányzó anyag, két revízió, olvashatatlan szkennelt lap, eltérő mértékegységek, valamint ellentmondó e-mail és melléklet. Ember határozza meg előre az elvárt eredményt. Az előkészítés javításokkal együtt mért idejét hasonlítsák a jelenlegi folyamathoz.

Kövessék az egyes mezők pontosságát, a feltárt ellentmondásokat és az ellenőrzés során észrevétlenül maradt hibákat. A gyorsabban elkészült szöveg hibás darabszámmal nem siker. A rendszer által nem kezelhető ajánlatkérések az eredeti mellékletekkel együtt kerüljenek egy kijelölt munkatárshoz.

Hogyan kezdjenek hozzá a vállalatnál?

Írjanak le egy ajánlatkéréstípust, a szükséges mezőket és az ajánlatot jóváhagyó személyt. Ezután tervezzék meg az e-mail, a tárhely és a kalkuláció összekapcsolását. Az Informio AI-megoldások bevezetésének tervezésében segít. A leírt folyamat egyedi megoldásra tett javaslat, nem az AI-chatben automatikusan elérhető, kész levelezési vagy ERP-funkció.

Egyeztessenek konzultációt az Informióval, és egy anonimizált ajánlatkérésen nézzük meg, mely lépéseket készítheti elő az AI, és melyek maradjanak a csapatuknál.