KI-Chatbot für Kommunen: öffentliche Informationen rund um die Uhr verfügbar machen

Bürger stellen immer wieder praktische Fragen: wann eine Veranstaltung stattfindet, wo ein Formular zu finden ist, an wen man sich wenden kann oder wo ein Dokument veröffentlicht wurde. Ein Assistent kann diese Antworten über eine einfache Konversation zugänglich machen.

Quellen müssen offiziell und aktuell bleiben

Der Assistent sollte auf Inhalten antworten, die von der Kommune veröffentlicht und kontrolliert werden. Informio kann regelmäßig einen vorbereiteten XML-Export von Seiten, Nachrichten, Veranstaltungen, Kontakten und Links zu öffentlichen Dokumenten einlesen.

• Jeder Eintrag hat eine stabile ID, einen Titel, einen kurzen Inhalt und eine öffentliche URL.
• Geänderte Informationen werden aktualisiert, ohne den gesamten Website-Index neu aufzubauen.
• Abgelaufene oder entfernte Einträge werden aus der aktiven Wissensbasis ausgeschlossen.

Kommende Veranstaltungen und Website-Navigation

Zeitkritische Veranstaltungen sind besonders wichtig. Eine priorisierte Übersicht kann die nächsten Termine mit Datum und Ort auflisten, während eine Strukturkarte der Website den Bürgern hilft, zum richtigen Bereich zu gelangen.

• Der Assistent kann beantworten, was an diesem Wochenende stattfindet.
• Er kann einen direkten Link zu einem Formular, einer Seite oder einem Dokument bereitstellen.
• Breadcrumb-Pfade erklären, wo sich Informationen im Website-Menü befinden.

Wo eine Mitarbeitende involviert bleiben muss

KI sollte keine individuellen Anträge entscheiden und keine unbegründeten rechtlichen Auslegungen liefern. Persönliche, sensible oder unklare Anfragen sollten an den zuständigen Kontakt oder einen Live-Mitarbeitenden weitergeleitet werden.

• Systemregeln definieren Themen, die der Assistent nicht behandeln darf.
• Ohne eine freigegebene Quelle sagt er klar, dass die Antwort nicht bestätigt ist.
• Der Chatverlauf ermöglicht es der Behörde, problematische Gespräche zu prüfen.

Ein sicherer Pilot vor dem öffentlichen Start

Testen Sie den Assistenten intern mit häufigen Bürgerfragen. Mitarbeitende prüfen Formulierungen, Links und das Verhalten bei Unsicherheiten, bevor das Widget öffentlich verfügbar wird.

• Beginnen Sie mit Veranstaltungen, Kontakten und der Navigation zu häufig genutzten Diensten.
• Erstellen Sie Regressionstests für häufige und risikoreiche Fragen.
• Bewerten Sie nach dem Start neue Fragen und verbessern Sie die Quellenabdeckung.

Der Assistent sollte den Weg zu offiziellen Informationen verkürzen

Er ersetzt weder die Behörde noch ihre Mitarbeitenden. Er hilft Bürgern, bereits veröffentlichte Inhalte zu finden, erklärt den nächsten Schritt und leitet sensible Fälle an die richtige Person weiter.