Von der E-Mail zum Angebot: Wo KI Ihrem Betrieb hilft

Ein Kunde schickt eine E-Mail mit zwei Anhängen und bittet um „Preis und Liefertermin“. Der Vertrieb öffnet die Zeichnung, sucht in älteren Nachrichten nach der Stückzahl und klärt, ob eine Oberflächenbehandlung mit angeboten werden soll. Schon vor der Kalkulation kostet das Zusammenstellen der Anforderungen Zeit. Genau diese Vorbereitung lässt sich versuchsweise mit KI unterstützen.

Erst die vollständige Anfrage, dann der Preis

Das vorgeschlagene Ergebnis ist eine Arbeitsunterlage für den Vertrieb: Was möchte der Kunde, woher stammt jede Angabe und was muss noch geklärt werden? Das System sollte Kundenwünsche von bestätigten Zusagen des Betriebs trennen. Der Wunsch nach Lieferung bis Freitag belegt noch keine freie Fertigungskapazität.

Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Anfragetyp, etwa Halterungen nach Zeichnung. Legen Sie fest, welche Informationen die Kalkulation benötigt. Die verantwortliche Person muss auch Situationen benennen können, in denen die Vorbereitung anhält und ein Mensch übernimmt.

Fiktive Anfrage: 240 Halterungen und ein unklarer Termin

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Eine E-Mail fragt 240 Halterungen nach der beigefügten Zeichnung, Revision C, mit Lieferung „bis Freitag“ an. Der zweite Anhang ist ein älteres Angebot. Werkstoff und Oberflächenbehandlung sind nicht eindeutig angegeben.

• Menge: 240 Stück, Quelle: die aktuelle E-Mail.
• Fertigungsunterlage: beigefügte Zeichnung mit Kennzeichnung Revision C; die zuständige Person bestätigt ihre Verwendung.
• Termin: Kundenwunsch „bis Freitag“; genaues Datum und Machbarkeit müssen bestätigt werden.
• Werkstoff und Oberfläche: eindeutige Angaben fehlen; Rückfrage vorbereiten.
• Älteres Angebot: historischer Kontext, nicht automatisch gültiger Preis oder gültige Spezifikation.

Diese Unterlage hilft dem Vertrieb bei den nächsten Rückfragen. Sie darf nicht wie ein fertiges Angebot wirken. Bei einem unlesbaren Anhang muss das Ergebnis die fehlgeschlagene Verarbeitung nennen, statt eine Lücke mit einem plausiblen Wert zu füllen.

Was bei Anhängen zu prüfen ist

Legen Sie für jedes Feld eine zulässige Quelle und eine Prüfmethode fest. Ein Dateiname beweist keinen aktuellen Revisionsstand. Widersprechen sich E-Mail und Zeichnung, sollen beide Angaben und der Konflikt sichtbar sein. Einheiten und Dezimalzeichen müssen erhalten bleiben; ein fehlender Wert darf nicht zu null werden.

Starten Sie mit lesbaren E-Mails und einem bekannten PDF-Format. CAD-Verarbeitung, technische Bewertung der Herstellbarkeit und automatische Berechnungen erfordern eine eigene Konzeption. Erfolgreich ausgelesener Dokumenttext belegt diese Fähigkeiten nicht.

Microsoft empfiehlt in seinem Oktoberbeitrag zur Dokumentverarbeitung, ausgelesene Werte mit dem Originaldokument zu verknüpfen und Konfidenzwerte für die Prüfung zu nutzen, nicht als Richtigkeitsgarantie.

Preis und Versand durch eigene Schritte absichern

KI kann eine Materialrückfrage entwerfen oder Anforderungen zusammenfassen. Den Preis muss jedoch ein freigegebenes Kalkulationsverfahren oder eine verantwortliche Person liefern. Liefertermin, Angebotsgültigkeit und Ausnahmen sind ebenfalls zu prüfen. Ein historischer Preis darf nicht ungeprüft in einen neuen Auftrag übernommen werden.

Die Freigabe sollte ein sichtbarer Systemstatus sein. Microsoft Power Automate unterstützt eine Aktion, die auf die Antwort einer genehmigenden Person wartet. Damit lässt sich Freigabe als Prozessschritt umsetzen, statt sie nur im Prompt zu erwähnen.

Im vorgeschlagenen Pilotbetrieb bleiben alle Kundennachrichten Entwürfe. Behandeln Sie Anhänge als Eingabedaten: Ein Satz im PDF darf dem System keine Berechtigung zum Angebotsversand oder zur Offenlegung anderer Aufträge geben. Beschränken Sie Zugriffe auf die für diese Anfrage benötigten Personen und Unterlagen.

Die tatsächliche Vertriebsarbeit messen

Stellen Sie eine Stichprobe gewöhnlicher und schwieriger Anfragen zusammen: fehlender Werkstoff, zwei Revisionen, unlesbarer Scan, verschiedene Einheiten und Widersprüche zwischen E-Mail und Anhang. Ein Mensch legt vorab das erwartete Ergebnis fest. Vergleichen Sie die Vorbereitungszeit einschließlich Korrekturen mit dem heutigen Ablauf.

Messen Sie die Richtigkeit einzelner Felder, erkannte Widersprüche und bei der Prüfung übersehene Fehler. Schneller erstellter Text mit falscher Stückzahl ist kein Erfolg. Nicht verarbeitbare Anfragen müssen samt Originalanhängen bei einer konkret zuständigen Person landen.

So beginnen Sie in Ihrem Betrieb

Halten Sie einen Anfragetyp, die benötigten Felder und die für die Angebotsfreigabe zuständige Person fest. Planen Sie danach die Anbindung von E-Mail, Ablage und Kalkulation. Informio unterstützt Unternehmen bei der Konzeption von KI-Implementierungen. Der beschriebene Ablauf ist ein Vorschlag für eine individuelle Lösung, keine automatisch im KI-Chat enthaltene E-Mail- oder ERP-Funktion.

Vereinbaren Sie eine Beratung mit Informio. An einer anonymisierten Anfrage klären wir, welche Schritte KI vorbereiten kann und welche bei Ihrem Team bleiben.