Z e-mailu do cenové nabídky: kde firmě pomůže AI

Zákazník pošle e-mail se dvěma přílohami a větou „prosím cenu a dodání“. Obchodník otevře výkres, hledá počet kusů ve starší komunikaci a zjišťuje, zda má nacenit i povrchovou úpravu. Ještě před výpočtem ceny už strávil čas sestavováním zadání. Právě tuto přípravu má smysl zkusit podpořit AI.

Nejprve úplná poptávka, potom cena

Navrhovaným výstupem je pracovní podklad pro obchodníka: co zákazník požaduje, odkud údaj pochází a co je třeba objasnit. Systém by měl oddělit přání zákazníka od toho, co firma skutečně potvrdila. Požadované dodání do pátku ještě neznamená volnou výrobní kapacitu.

Pro začátek vyberte jeden opakující se druh poptávky, například výrobu držáků podle výkresu. Určete, jaké údaje potřebuje kalkulant. Vlastník procesu musí umět pojmenovat i situace, v nichž se příprava zastaví a úkol převezme člověk.

Modelová poptávka: 240 držáků a nejasný termín

Následující příklad je smyšlený. E-mail požaduje 240 držáků podle přiloženého výkresu, revize C, s dodáním „do pátku“. Druhou přílohou je starší nabídka. Materiál ani povrchová úprava nejsou v zadání jednoznačně uvedeny.

• Množství: 240 kusů, zdroj: aktuální e-mail.
• Výrobní podklad: přiložený výkres označený revizí C, jeho použití potvrdí odpovědný pracovník.
• Termín: zákazník požaduje „do pátku“; konkrétní datum a proveditelnost je třeba potvrdit.
• Materiál a povrch: jednoznačné údaje chybějí, připravit doplňující otázku.
• Starší nabídka: historický kontext, nikoli automaticky platná cena nebo specifikace.

Podklad pomáhá obchodníkovi rozhodnout, co doplnit. Nemá působit jako hotová nabídka. U nečitelné přílohy musí uvést, že ji nezpracoval, místo aby prázdné místo vyplnil pravděpodobnou hodnotou.

Co zkontrolovat u příloh

Pro každé pole určete povolený zdroj a způsob kontroly. Název souboru nedokazuje aktuální revizi. Pokud si e-mail a výkres odporují, výsledek má ukázat oba údaje i rozpor. U rozměrů zachovejte jednotky a desetinná znaménka; chybějící hodnota se nesmí změnit v nulu.

Začněte čitelnými e-maily a známým typem PDF. Zpracování CAD souborů, technické posouzení vyrobitelnosti a automatické výpočty potřebují samostatný návrh. Úspěšné přečtení textu z dokumentu tyto schopnosti nepotvrzuje.

Microsoft v říjnovém článku o zpracování dokumentů doporučuje spojovat získané hodnoty s původním dokumentem a skóre jistoty používat při kontrole, nikoli jako záruku správnosti.

Cenu a odeslání chraňte samostatným krokem

AI může připravit návrh dotazu na materiál nebo shrnutí zadání. Cenu ale musí dodat schválený kalkulační postup nebo odpovědný člověk. Stejně je nutné ověřit termín, platnost nabídky a případné výjimky. Historická cena se nesmí bez kontroly přenést do nové zakázky.

Schvalování má být viditelným stavem systému. Microsoft Power Automate podporuje akci čekající na odpověď schvalovatele. Schválení tak může být skutečným krokem procesu, nikoli jen poznámkou v promptu.

V navrhovaném pilotu ponechte všechny zprávy zákazníkovi jako koncepty. Obsah příloh považujte za vstupní data: věta v PDF nesmí systému dát oprávnění odeslat nabídku nebo zpřístupnit jiné zakázky. Přístupy omezte na lidi a podklady potřebné pro danou poptávku.

Pilot měřte na práci, kterou obchodník skutečně dělá

Připravte vzorek běžných i problémových poptávek: chybějící materiál, dvě revize, nečitelný sken, různé jednotky a rozpor mezi e-mailem a přílohou. Člověk předem určí očekávaný výsledek. Čas přípravy včetně oprav porovnejte s dnešním postupem.

Sledujte správnost jednotlivých polí, počet odhalených rozporů a počet chyb, které kontrola přehlédla. Rychleji vytvořený text s nesprávným počtem kusů není úspěch. Poptávky, které systém nezvládne, musí dostat konkrétní pracovník i s původními přílohami.

Čím začít ve vaší firmě

Sepište jeden typ poptávky, potřebná pole a osobu, která nabídku schválí. Teprve potom řešte propojení e-mailu, úložiště a kalkulace. Informio pomáhá firmám navrhovat implementaci AI; popsaný postup je návrhem individuálního řešení, nikoli hotovou funkcí čtení pošty nebo ERP automaticky dostupnou v AI chatu.

Domluvte si konzultaci s Informio a projděme si na anonymizované poptávce, které kroky může připravit AI a které zůstanou vašemu týmu.